RACI Matrix - Công cụ phân định vai trò trong quản lý dự án

“Một tổ chức hiệu quả là tổ chức mà mọi hành động đều có người chịu trách nhiệm rõ ràng.” – John Doerr (Nhà đầu tư, tác giả Measure What Matters)

1. Mô tả công cụ

RACI Matrix (hay Responsibility Assignment Matrix) là một công cụ quản lý nhằm phân định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân/bộ phận trong một nhiệm vụ hoặc dự án.

RACI là viết tắt của: Responsible - Accountable - Consulted - Informed.

Khái niệm này được sử dụng rộng rãi từ những năm 1950-1970 trong lĩnh vực quản lý dự án, kỹ thuật và quản trị doanh nghiệp; xuất phát từ “Linear Responsibility Chart” và sau này được hệ thống hóa trong PMBOK Guide của PMI (Project Management Institute).

• Mục đích: đảm bảo không có sự nhầm lẫn hoặc chồng chéo trách nhiệm, tránh bỏ sót nhiệm vụ.

• Mục tiêu sử dụng:

• Tạo sự minh bạch trong phân công công việc.

• Xác định một đầu mối chịu trách nhiệm cuối cùng cho từng nhiệm vụ.

• Cải thiện truyền thông và giảm xung đột trong dự án.

2. Các cấu phần và hướng dẫn sử dụng công cụ

• Các cấu phần chính

• Hướng dẫn sử dụng

1. Liệt kê các nhiệm vụ/ deliverables quan trọng (theo hàng).

2. Liệt kê các vai trò/ cá nhân liên quan (theo cột).

3. Gán R, A, C, I cho từng ô trong bảng.

4. Đảm bảo quy tắc:

• Mỗi nhiệm vụ có ít nhất một “R”.

• Mỗi nhiệm vụ có duy nhất một “A”.

5. Thảo luận với các bên liên quan để đạt đồng thuận.

6. Công bố và sử dụng ma trận như một tài liệu tham chiếu sống, cần cập nhật khi có thay đổi.

3. Ví dụ minh họa

Ví dụ: Dự án triển khai ứng dụng di động nội bộ

Ở đây, Product Owner thường là người “Accountable” cho các quyết định quan trọng, trong khi nhóm phát triển và phân tích đảm nhận “Responsible”.

4. Những lưu ý khi sử dụng

Nên sử dụng khi:

• Dự án có nhiều phòng ban, nhiều người tham gia.

• Nhiệm vụ phức tạp, dễ chồng chéo trách nhiệm.

• Cần tăng tính minh bạch và giảm mâu thuẫn trong truyền thông.

• Trong onboarding nhân sự mới - giúp họ nhanh nắm được vai trò.

Cẩn trọng:

• Tránh gán nhiều “A” cho cùng một nhiệm vụ → gây mơ hồ.

• Tránh để nhiệm vụ không có “R” → công việc bị bỏ sót.

• Không nên áp dụng quá chi tiết cho các dự án nhỏ, đơn giản.

• Phải cập nhật thường xuyên - nếu không ma trận sẽ nhanh chóng lỗi thời.

5. Tổ chức/ Doanh nghiệp đã sử dụng

6. Nguồn tài liệu tham khảo

1. PMBOK® Guide - Project Management Institute (PMI).

2. Atlassian Work Management: RACI Chart Guide.

3. TeamGantt: RACI Chart Definition, Tips and Example.

4. Smartsheet: Comprehensive Project Management Guide on RACI.