Pre-Mortem Analysis – Công cụ dự báo rủi ro trong quản trị dự án
“Không phải dự án nào thất bại cũng do thiếu năng lực — nhiều cái thất bại vì không ai dám dự đoán rủi ro từ sớm.” – Gary Klein (Nhà tâm lý học, người phát triển kỹ thuật Pre-Mortem)
1. Mô tả công cụ
Pre-Mortem Analysis là một kỹ thuật quản trị rủi ro dự án, trong đó nhóm dự án giả định rằng dự án đã thất bại hoàn toàn trong tương lai, rồi làm việc ngược lại để tìm ra những nguyên nhân có thể dẫn đến thất bại đó.
Người đưa ra & phổ biến: Gary Klein, chuyên gia tâm lý tổ chức, trong bài viết “Performing a Project Premortem” đăng trên Harvard Business Review (2007) 【hbr.org】.
Nguồn gốc học thuật: dựa trên khái niệm prospective hindsight (hồi tưởng tương lai) của nhà tâm lý học Deborah J. Mitchell, Jay Russo và Nancy Pennington (1989).
Mục đích:
Giúp nhóm dự án nhận diện sớm rủi ro bị bỏ sót.
Giảm các thiên kiến như planning fallacy (ảo tưởng kế hoạch) hay groupthink.
Tạo nền tảng cho kế hoạch dự phòng, giảm thiểu tổn thất.
Mục tiêu sử dụng: Chuẩn bị tốt hơn cho thành công dự án bằng cách “thất bại trên giấy” trước khi thất bại ngoài thực tế.
2. Các cấu phần & Hướng dẫn sử dụng công cụ
Cấu phần chính
Kịch bản giả định: dự án đã thất bại.
Nguyên nhân thất bại tiềm năng: các yếu tố về con người, công nghệ, tài chính, quy trình, đối thủ, môi trường.
Đánh giá rủi ro: mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra.
Biện pháp phòng ngừa và ứng phó: hành động để giảm thiểu hoặc xử lý rủi ro.
Quy trình thực hiện chuẩn
Chuẩn bị: Hoàn thiện kế hoạch sơ bộ (mục tiêu, timeline, phạm vi, ngân sách).
Tập hợp nhóm: Gồm thành viên dự án và các bên liên quan đa chức năng.
- Đặt tình huống: Người điều phối nói: “Hãy tưởng tượng dự án đã thất bại thảm hại. Vì sao?”
Brainstorm cá nhân: Mỗi người viết ra nguyên nhân có thể dẫn đến thất bại.
Thảo luận & gộp ý tưởng: Gom các nguyên nhân giống nhau, phân loại thành nhóm rủi ro.
Ưu tiên rủi ro: Xếp hạng theo Severity (mức độ nghiêm trọng) và Likelihood (khả năng xảy ra).
Xây dựng hành động phòng ngừa: xác định giải pháp, người phụ trách, trigger (dấu hiệu cảnh báo).
Cập nhật kế hoạch dự án: tích hợp biện pháp giảm thiểu và cơ chế giám sát.
3. Ví dụ minh họa
Trường hợp: Ra mắt ứng dụng đặt xe công nghệ tại Việt Nam
Kịch bản giả định: Ứng dụng thất bại sau 12 tháng ra mắt.
Nguyên nhân được nhóm liệt kê:
Đối thủ lớn (Grab, Be) phản ứng mạnh mẽ bằng khuyến mãi.
Thiếu tài xế vì chế độ chia sẻ lợi nhuận chưa hấp dẫn.
Hệ thống IT không ổn định → crash giờ cao điểm.
Ngân sách marketing cạn sớm, không giữ được người dùng.
Đánh giá & ưu tiên: Vấn đề hạ tầng IT và retention khách hàng được xếp mức nghiêm trọng nhất.
Biện pháp:
Đầu tư hạ tầng cloud linh hoạt.
Tạo gói loyalty cho tài xế.
Đặt KPI tăng trưởng gắn với retention thay vì chỉ downloads.
→ Kết quả: Nhóm có thể điều chỉnh kế hoạch trước khi ra mắt, giảm nguy cơ thất bại thực sự.
4. Những lưu ý khi sử dụng công cụ này
Nên sử dụng khi
Trước khi bắt đầu các dự án lớn, phức tạp, có nhiều rủi ro.
Khi chuẩn bị ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới, hoặc triển khai chiến lược quan trọng.
Trong giai đoạn gọi vốn/ pitching để chứng minh khả năng kiểm soát rủi ro.
Cẩn trọng
Không biến thành buổi “than phiền tập thể”; cần tập trung vào giải pháp.
Đảm bảo an toàn tâm lý để mọi người dám nói ra lo lắng.
Tránh quá sa đà vào rủi ro nhỏ, phải ưu tiên rủi ro trọng yếu.
Cần hành động tiếp theo (update kế hoạch, theo dõi trigger) – nếu không thì Pre-Mortem chỉ dừng ở mức “bài tập”.
5. Tổ chức/Doanh nghiệp đã sử dụng công cụ này
Google, Amazon: sử dụng pre-mortem trong quản lý sản phẩm và thử nghiệm tính năng mới.
NASA: áp dụng để giảm rủi ro trong các dự án vũ trụ quy mô lớn.
IBM: sử dụng trong quản trị dự án công nghệ phức tạp.
Các startup: thường dùng pre-mortem trong quá trình pitching để thuyết phục nhà đầu tư rằng họ đã chuẩn bị đối phó với thất bại tiềm ẩn.
Lĩnh vực y tế (AHRQ – Hoa Kỳ): phát triển công cụ CUSP Pre-Mortem Tool để dự đoán rủi ro trước khi triển khai các chương trình cải thiện an toàn bệnh viện.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo
Klein, G. (2007). Performing a Project Premortem. Harvard Business Review.
🔗 HBR LinkMitchell, D. J., Russo, J. E., & Pennington, N. (1989). Back to the future: Temporal perspective in the explanation of events. Journal of Behavioral Decision Making.
Wikipedia – Pre-Mortem Analysis
🔗 Wikipedia LinkNiftyPM – Project Premortem: How To Do It Right
🔗 NiftyPM BlogMountain Goat Software – Use a Pre-Mortem to Identify Project Risks Before They Occur
🔗 Mountaingoatsoftware.comMadDevs – Mastering Project Pre-Mortems: A Guide
🔗 Maddevs.ioAHRQ (Agency for Healthcare Research and Quality, US) – Pre-Mortem Assessment Tool
🔗 AHRQ